POSITION PURPOSE

The Talent Acquisition Intern contributes to recruitment and employer branding activities to support daily HR operations and ensure an efficient hiring process.

Thực tập sinh Talent Acquisition tham gia hỗ trợ các hoạt động tuyển dụng và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng nhằm hỗ trợ vận hành hằng ngày của bộ phận Nhân sự và đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả.

SCOPE OF WORK / RESPONSIBILITIES

1. Recruitment & Employee Lifecycle (40%)

Recruitment Support

·        Support the end-to-end recruitment process for entry-level positions such as Intern, Collaborator, Associate, Client Advisor, Security Guard,…

Hỗ trợ triển khai quy trình tuyển dụng end-to-end cho các vị trí entry level như: Intern, Collaborator, Associate, Client Advisor, Security Guard,...

·        Support recruitment for other positions within the team as assigned, including:

Hỗ trợ tuyển dụng cho các vị trí khác trong team theo phân công, bao gồm:

o   Posting job advertisements on recruitment platforms and internal channels./ Đăng tin tuyển dụng trên các nền tảng và kênh nội bộ.

o   Proactively sourcing and approaching potential candidates./ Chủ động tìm kiếm và tiếp cận ứng viên tiềm năng.

o   Screening CVs and coordinating interview schedules with candidates and Hiring Managers./ Sàng lọc CV và điều phối lịch phỏng vấn với ứng viên và Hiring Manager.

o   Tracking the candidate pipeline and managing recruitment records./ Theo dõi nguồn ứng viên và quản lý hồ sơ tuyển dụng.

Onboarding & Offboarding Administration

·        Prepare and issue Offer Letters, ensuring the accuracy of employment terms and candidate information for assigned positions.

Chuẩn bị và tạo Offer Letter, đảm bảo tính chính xác của điều khoản tuyển dụng và thông tin nhân sự cho các vị trí phụ trách.

·        Input new employee information for all positions into the HR system.

Nhập thông tin nhân sự mới của tất cả các vị trí vào hệ thống HR.

·        Support onboarding communications and coordinate with relevant departments to prepare working conditions.

Hỗ trợ truyền thông onboarding và phối hợp với các phòng ban chuẩn bị điều kiện làm việc.

·        Prepare Welcome Kits and onboarding documents/contracts for new employees.

Chuẩn bị Welcome Kits và hợp đồng/thủ tục onboarding cho nhân sự mới.

·        Monitor internship agreements and probation contract timelines.

Theo dõi thời hạn thỏa thuận thực tập / hợp đồng thử việc.

·        Update offboarding information in the system and coordinate handover/resignation procedures.

Cập nhật thông tin offboarding trên hệ thống và phối hợp quy trình bàn giao/ nghỉ việc.

·        Ensure employee records are properly maintained and compliant with regulations.

Đảm bảo hồ sơ nhân sự được quản lý đầy đủ và đúng quy định.

2. Employer Branding (40%)

·        Support the development of recruitment communication content.

Hỗ trợ thực hiện các nội dung truyền thông tuyển dụng.

·        Coordinate/support the team and Marcom in developing Employer Branding content (images, posts, short videos, etc.).

Phối hợp/ hỗ trợ cùng team và Marcom lên nội dung Employer Branding (hình ảnh, bài viết, video ngắn…).

·        Manage and develop content on the company’s communication channels (LinkedIn, Facebook, etc.).

Quản lý và phát triển nội dung trên các kênh truyền thông của công ty (LinkedIn, Facebook,…).

·        Support the organization of activities such as Career Fairs, Job Fairs, and university engagement events.

Hỗ trợ tổ chức các hoạt động: Career Fair, Job Fair, hoạt động tại trường đại học.

·        Propose ideas to enhance candidate experience and employer brand awareness.

Đề xuất ý tưởng nhằm nâng cao trải nghiệm ứng viên và nhận diện thương hiệu tuyển dụng.

·        Manage the Welcome Kit inventory.

Quản lý tồn kho Welcome Kit.

3. HR Data Management & Reporting (20%)

·        Update and maintain data in the HR system.

Cập nhật và duy trì dữ liệu trên hệ thống Nhân sự.

·        Update the Contact List monthly.

Cập nhật Contact List hàng tháng.

·        Prepare monthly recruitment reports.

Thực hiện báo cáo tuyển dụng hàng tháng.

·        Perform other tasks as assigned.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.

WORKING CONTACTS

Internal (other departments in the company and within the company)

External (other partners outside Company)

PERSON SPECIFICATIONS

1.     Core Competencies

·       Organized and detail-oriented.

Có khả năng tổ chức công việc tốt và chú trọng chi tiết.

·       Cross-functional communication and coordination.

Giao tiếp & phối hợp đa phòng ban.

·       Team player with strong sense of responsibility and proactiveness.

Có tinh thần làm việc nhóm, chủ động và trách nhiệm cao.

2.     Skills

·       Strong verbal and written communication and presentation skills.

Kỹ năng giao tiếp và trình bày tốt.

·       Good command of English (both written and spoken).

Tiếng Anh tốt (cả nói và viết).

·       Problem-solving and logical thinking skills.

Có kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy logic.

·       Good time management skills.

Kỹ năng quản lý thời gian tốt.

·       Ability to work in a fast-paced environment and manage multiple tasks.

Có khả năng làm việc trong môi trường nhịp độ nhanh và xử lý nhiều công việc hiệu quả.

·       Proficiency in Canva and other supporting tools (AI tools, Microsoft Office, etc.) is a plus.

Thành thạo Canva và các công cụ hỗ trợ khác (công cụ AI, Microsoft Office,…) là một lợi thế.

3.     Knowledge & Qualification

·       At least 6 months full-time internship (Monday-Friday)

Có thể thực tập toàn thời gian trong 6 tháng (Thứ Hai-Thứ Sáu)

·